Sudahkah Mengelola Pengetahuan Anda?

Cuaca panas menyengat kulit. Tak biasanya. Karena bulan desember dan januari untuk wilayah Indonesia adalah musim penghujan. Bahkan untuk bulan januari, orang biasa memanjangkan kata itu dengan istilah hujan sehari-hari. Entah, akronim ini bagaimana sejarahnya, sehingga menjadi seperti itu. Barangkali memang dari kebiasaan yang ada, bahwa bulan januari adalah bulan dimana setiap hari selalu hujan. Tetapi itu dulu, ya itu kejadian zaman dahulu, sekitar 10 atau 20 tahun yang lalu. Saat ini “tabiat” alam sudah berubah, januari belum tentu terjadi hujan yang terus menerus, mungkin malah panas yang terasa.

Tulisan ini tidak akan membahas tentang itu. Bulan desember dan januari adalah bulan yang begitu menentukan. Beberapa waktu lagi, terutama saat menjadi mahasiswa, terutama lagi saat berorganisasi di tingkat fakultas, universitas maupun tingkat nasional. Bulan-bulan ini adalah bulan yang paling sibuk, bagi para aktivis mahasiswa. Ada kegiatan laporan pertanggungjawaban kepada dekanat, organisasi lain, internal organisasi dan lain sebagainya, tergantung dari kegiatannya. Yang paling menarik dari semua itu adalah tentang pergantian tampuk kepemimpinan. Fragmen ini begitu penting, sehingga menjadi salah satu perhelatan terbesar dalam dinamika sebuah organisasi. Lihat saja kalau di UGM misalnya, di tingkat universitas, ada yang namanya PEMIRA BEM KM UGM, atau sekarang mungkin sudah ganti. Berbagai macam partai dengan berbagai ideologi dibentuk, memperjuangkan setiap idealisme partai untuk bisa berkontribusi melayani mahasiswa. Ditingkat fakultas pun tak mau kalah, di BEM juga ada yang namanya pemira, prosesnya hampir sama, tetapi karena di tingkat fakultas tentu lingkupnya lebih kecil. Di organisasi-organisasi lain juga seperti itu, terutama organisasi mahasiswa. Pergantian tahun adalah pergantian kepengurusan. Dan hal telah menjadi budaya, yang selamanya akan seperti itu, sampai tidak ada lagi mahasiswa yang tidak mau menjadi aktivis.

Namun, di balik hiruk pikuknya bulan desember-januari. Ada sebuah kegundahan dalam hati. Terutama dalam hal pewarisan pengetahuan, pengalaman dan segala hal yang berhubungan dengan organisasi kepada pengurus selanjutnya. Tak bisa dipungkiri bahwa masa kepengurusan 1 atau 2 tahun adalah waktu yang sangat singkat dalam kehidupan berorganisasi. Dan menjadi mahasiswa pun mempunyai waktuyang relatif singkat pula, sekitar 4 tahun. Dinamika di organisasi mahasiswa memang betul-betul dinamis. Hal inilah yang menyebabkan rasa gundah itu timbul, dengan singkatnya waktu yang ada, apakah ada sesuatu cara yang efektif untuk memberikan warisan keorganisasian itu kepada para penerusnya? Lama tak didapatkan informasi mengenai hal ini, hingga detik ini, mulai tahu tetang cara itu. Bahwa ada yang dinamakan dengan “Knowledge Management” (KM). Mari kita bahas lebih jauh mengenai KM ini.

Apa itu knowledge management?
Sebelum kita membahas lebih jauh tentang KM, mari kita lihat tentang jenis-jenis pengetahuan. Pengetahuan, atau yang dari tadi kita sebut sebagai knowledge terbagi menjadi 2, yaitu :

1. Explicit Knowledge: pengetahuan yang tertulis, terarsip, tersebar (cetak maupun elektronik) dan bisa sebagai bahan pembelajaran (references) untuk orang lain. Ketika seorang memberi solusi dari buku atau sumber yang tertulis atau ada bukti riil, maka sebenarnya itu adalah bentuk explicit knowledge.
2. Tacit Knowledge: pengetahuan yang berbentuk know-how, pengalaman, skill, pemahaman, maupun rules of thumb. Ketika seorang menjawab berdasarkan pengalaman dia, analisis mendalam tentang sesuatu, itu semua adalah tacit knowledge. Tacit knowledge ini kadang susah diungkapkan atau ditulis. Contohnya, seorang koki hebat kadang ketika menulis resep masakan, terpaksa menggunakan ungkapan “garam secukupnya” atau “gula secukupnya”. Soalnya memang dia sendiri nggak pernah ngukur berapa gram itu garam dan gula, semua menggunakan know-how dan pengalaman selama puluhan tahun memasak. Itulah kenapa Michael Polyani mengatakan bahwa pengetahuan kita jauh lebih banyak daripada yang kita ceritakan.

“Education, as well as knowledge, is not preparation for life, they are life themselves” - John Dewey

Ada sebuah ungkapan dari Peter Drucker yang sangat terkenal, yaitu:

The basic economic resource is no longer capital, nor natural resources, not labor. It is and will be knowledge

Ya perubahan dunia ini mengarah kepada fenomena bahwa sumber ekonomi bukan lagi dalam bentuk money capital atau sumber daya alam, tapi ke arah knowledge capital. Justru karena knowledge alias pengetahuan ini kedepannya memegang peranan penting, karena itu harus kita kelola.

Ada ilustrasi menarik:
Organisasi dan perusahaan di dunia ini sebenarnya sudah sejak lama menderita kerugian 0karena tidak mengelola pengetahuan pegawainya dengan baik. Konon kabarnya di suatu institusi pemerintah, hanya karena PNS yang sudah 30 tahun mengurusi listrik dan AC masuk masa pensiun, sehari setelah itu listrik dan AC masih belum menyala ketika para pegawai sudah masuk kantor. Ya, tidak ada yang menyalakan listrik dan AC, karena hanya PNS itu yang tiap pagi selama 30 tahun menyalakan listrik dan AC.

            “when employees leave a company, their knowledge goes with them …“

Organisasi dan perusahaan tidak mengelola pengetahuannya dengan baik, sehingga transfer pengetahuan tidak terjadi. Organisasi perlu mengelola pengetahuan anggotanya di segala level untuk:

1. Mengetahui kekuatan (dan penempatan) seluruh SDM
2. Penggunaan kembali pengetahuan yang sudah ada (ditemukan) alias tidak perlu mengulang proses kegagalan
3. Mempercepat proses penciptaan pengetahuan baru dari pengetahuan yang ada
4. Menjaga pergerakan organisasi tetap stabil meskipun terjadi arus keluar-masuk SDM

Sebenarnya setiap orang harus mengelola pengetahuan mereka sendiri, karena yang paling berkepentingan mendapatkan manfaat dari pengelolaan pengetahuan itu adalah individu. Ketika semua pengetahuan yang saya dapat ketika bekerja, part time atau menggarap project saya explicit-kan dalam bentuk tulisan. Kemudian saya simpan rapi dan kalau perlu saya database-kan sehingga muda saya cari kembali, ini semua membantu dan mempercepat kerja saya ketika masalah serupa datang. Kalaupun saya pindah kerja, knowledge base yang saya miliki tadi menjadi “barang berharga” yang bisa saya “jual” dalam bentuk skill dan kemampuan ke perusahaan baru.

Chun Wei Choo (2002) mengatakan,

“ ...knowledge management is framework for designing on organization's goals, structures and processes so that the organization can use what it knows to learn and to create value for it's customer and community”.

Saat terbaca tentang ini semua, yang kurasakan adalah bahwa Tuhan baru mentakdirkan saya untuk mengenal KM ini saat ini, dan bertekad untuk mengimplementasikannya, termasuk dengan menulis ini, semoga menjadi sarana untuk mengelola pengetahuan yang sudah ada, untuk dibagi. Mari kita teruskan.

Pengalaman berorganisasi. Ya, barangkali dari kita semua mempunyai segudang pengalaman tentang organisasi, baik saat menajadi mahasiswa, atau setelahnya atau malah sebelumnya. Kemudian mau dikemanakan pengalaman-pengalaman itu? Apakah akan lengser pula setelah lengernya jabatan kita di suatu organisasi? Apakah hilang setelah masa pensiun kita telah ada di depan mata? Terus misalnya ada penerus kita yang mengalami kesalahan yang sama, padahal dahulunya pernah dialami oleh kita, apakah kita akan diam saja? Masih ingat diingatkah kita tentang sabda Nabi Muhammad saw,

''Barangsiapa yang hari ini lebih baik dari kemarin, adalah orang yang beruntung.”

Untuk menjadi orang yang beruntung, esok hari haruslah lebih baik daripada hari ini. Dengan begitu didalamnya memuat sesuatu bahwa sesuatu kesalahan tidaklah boleh terjadi lagi, jika sebelumnya sudah pernah dialami.menandakan bahwa yang mengalami adalah seorang pembelajar, tidak jatuh pada lubang yang sama.

Sampai disini barangkali kita mulai memahami, atau sedikit tahu, pentingnya memanfaatkan pengalaman-pengalaman yang tercecer diberbagai titik di organisasi. Pengalaman itu sesungguhnya ada saat kita memberika bimbingan kepada bawahan, atau biasa yang kita sebut dengan staff, melakukan pelatihan dari seorang trainer atau saat kita berhasil mengatasi kejadian-kejadian yang tidak mengenakan. Mungkin pengalaman itu berupa masalah sepele seperti ketika seseorang menemukan cara yang efektif membersihkan kaca. Apa saja campuran cairan yang ia gunakan, berapa banyak, dan bagaimana mengaplikasikannya adalah juga sebuah pengalaman. Atau saat sebuah letusan/ledakan terjadi, apa yang dilakukan untuk mengatasinya?

Semua pengalaman itu hanya akan berguna jika kita mampu mengubahnya menjadi pengetahuan, dan pengetahuan hanya dapat dimanfaatkan oleh orang-orang yang mau belajar (learning society) (Kasali, 2010).

Khalil Gibran pernah berkata,

“A little knowledge that acts is worth more than much knowledge that is idle”

Dari pengetahuan yang sedikit ini marilah kita bergerak, bergerak untuk menyebarkan pengetahuan,knowledge sharing, salah satunya dengan menulis, ya menulis pengalaman, writing experiences.

Bagi kita, masih betul, misalnya kita renungi, bahwa budaya menulis bagi negeri ini masih begitu asing. Nah, tak ada salahnya jika memulai, dari sendiri, satu kalimat ide, ada satu paragraf ide, atau puisi, atau satu buah artikel, dari ilmu yang sudah pernah kita dapat, dituangkan dalam bentuk tulisan. Selamat menulis dan mengelola pengetahuan Anda.

Kost Kontribusi, 12 Juni 2011
Aziz Jati

Sumber :
Kasali, Rhenald. 2010. Myelin. PT Gramedia Pustaka Utama, Jakarta
Wahono, Romi Satria. 2008. Knowledge Management dan Kiat Praktisnya. Diakes darihttp://romisatriawahono.net/2008/05/06/knowledge-management-dan-kiat-praktisnya/